Электронный документооборот

Что такое ЭДО?
Зачем переходить на ЭДО?
Почему мы рекомендуем СКБ Контур?
5 шагов к ЭДО

Что такое электронный документооборот?

 Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена электронной документацией. Она может быть организована внутри компании, между контрагентами и с государственными органами (например, ФНС).

ЭДО включает в себя создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование информации.

Зачем переходить с бумажного на электронный документооборот? 

1. Оптимизация бизнес-процессов. Нет риска потери документов, легко найти ошибки и исправить их, упрощение поиска информации для проверки или копирования.
2. Контроль за движением документации.  Если для документа необходимо несколько подписей, удобно контролировать, где находится файл, когда поступил, в каком статусе находится.
3. Быстрая и простая подача отчетности. Любой госорган получит ваш отчет в максимально короткий срок. Не нужно отправлять курьера с бумагами, стоять в очереди. Особенно удобно, если отчеты требуется направлять в разные организации.
4. Безопасность. Документы подписываются электронной подписью (которую подделать гораздо сложнее), а после передаются по зашифрованным каналам.
5. Экономия времени, ускорение коммуникации. Во-первых, нет необходимости распечатывать документы. Во-вторых, передать их в другой отдел, филиал (даже в другом городе), организацию можно всего за несколько секунд.
6. Сокращение денежных затрат. Расходы на офисную бумагу, картриджи, обслуживание принтера существенно сокращаются (по статистике до 80%).
7. Забота об экологии. В среднем из 1 дерева получается 17 стандартных пачек бумаги (А4, 500 листов). Посчитайте, сколько деревьев вы спасете.

Почему мы рекомендуем СКБ Контур? 

Севстар рекомендует СКБ Контур — мы пользуемся данной системой сами.

1. СКБ Контур работает на рынке более 30 лет. Компания занимается разработкой ПО для бизнеса с 1988 года!
2. Отлаженная система роуминга — возможно взаимодействие и обмен данными с другими системами документооборота.
3. Большое количество продуктов и онлайн-сервисов — для любой сферы бизнеса и под любые задачи. Мы рекомендуем:
   — электронный документооборот (Контур Диадок)
   — электронная подпись (Контур Удостоверяющий центр)
   — подача отчетности через интернет (Контур Экстерн)
4. Всегда рядом. Офис севастопольского партнера компании находится в центре города (г. Севастополь, наб. Корнилова, 9).

5 шагов к ЭДО 

1. Внесите изменения в учетную политику предприятия. Пропишите в учетной политике своего предприятия возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться электронной подписью.
2. Разработайте схему документооборота. Определите, кто из сотрудников должен получить право на редактирование документов, подпись, согласование без права подписи и т.д.
3. Выберите оператора ЭДО. При выборе оператора обращайте внимание на наличие роуминга, каких операторов используют ваши контрагенты, а также на отзывы. Севстар рекомендует СКБ Контур.
4. Приобретите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП. Кроме того, для работы с электронной подписью потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – программное обеспечение, предназначенное для шифрования и расшифровки.Такая программа нужна, чтобы подписывать электронные документы и проверять подпись. Для платной СКЗИ необходима лицензия .
5. Определите способ работы с ЭДО. Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учетными системами клиентов.

На самом деле все просто! Оптимизируйте свой бизнес с помощью современных технологий.

Организовав у себя в компании систему Электронного документооборота, сообщите нам об этом. Мы с радостью начнем работать с вами в новом, удобном, современном формате.